Ecco 5 consigli per organizzare un evento perfetto

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Questa settimana sono un po’ in ritardo sulla mia tabella di marcia, non perché non sia stata adeguatamente programmata, solo volevo dedicare una giusta parte di tempo a preparare questo articolo.

Spesso mi capita, durante i miei incontri oppure scambiando chiacchiere con amici o conoscenti, di verificare quanto sia complicato organizzare un evento, senza aver focalizzato gli aspetti primari. Per aspetti primari, intendo il punto di partenza da stabilire per poi iniziare con l’acquisto o ordine di materiale e quant’altro.

Premesso che, per “evento” intendo qualsiasi tipologia di evento, da quello pubblico a quello privato ed ancora dal compleanno al matrimonio. Nel caso in cui vi affidiate ad un “Event Planner“, sarà lo stesso a definirne i punti chiave. Dunque se avete già le idee chiare il primo incontro, con il professionista scelto, sarà più chiara e veloce, al contrario, questo articolo potrà essere un valido punto di partenza nel caso in cui sarete voi ad occuparvi di tutta l’organizzazione.

Allora ecco quali sono, a mio avviso, gli aspetti primari nell’organizzazione del vostro evento:

1 – IL TEMA o LO STILE dell’evento: colori, accessori, particolarità.

Credo che ognuno di noi, nel momento in cui si trovi a programmare qualcosa, riesca già ad immaginarlo. Immaginare come saranno i colori, gli accessori, il luogo e il cibo, tutto ciò che poi rispecchia i nostri gusti oppure semplicemente uno stile che vorremmo ricreare. Immaginarlo è molto facile, ma poi dettagliarlo diventa più complicato. Il mio consiglio è quello di partire dall’idea e iniziare ad appuntare tutto quello che immaginiamo, nell’ordine in cui ci viene alla mente. All’inizio sembrerà un caos, ma una volta che avremmo appuntato tutto possiamo riordinare, aggiungere o eliminare cose senza dimenticarci di qualche dettaglio. Perciò scrivete tutto e alla scrittura fate seguire delle immagini. Sarà molto più facile e definito, rispetto all’idea di partenza.

2 – IL BUDGET: quanto intendete spendere per questo evento?

Sembra banale ed anche inopportuno iniziare un incontro chiedendo: “Qual’è il tuo budget?“. Molti mi rispondono: “Non abbiamo un budget“, altri riescono a darmi un’idea ma pochi, davvero pochi, definiscono questo aspetto dall’inizio. Non è una cosa negativa, soprattutto se non si conoscono vari dettagli e, per questo motivo, ci si rivolge ad un esperto, ma, sia per voi che per chi organizzerà l’evento, è uno degli aspetti essenziali. Definendo, da principio, un budget massimo sarete consapevoli di quanto potrete spendere per l’evento e sceglierete ciò che è davvero essenziale per lo stesso. Nel caso sia un professionista ad occuparsi dell’organizzazione, saprà consigliarvi ciò che rientra esclusivamente nella vostra idea di spesa, senza distorcere la vostra attenzione su altro. Avrete inoltre un elenco di priorità e una lista di aggiunte ben definite da subito. Anche in questo caso, vi consiglio di scrivere una cifra massima da destinare all’evento, dopo averlo immaginato. Un esempio un po’ particolare può essere l’organizzazione del vostro matrimonio, nel quale gli ospiti opteranno per il regalo in busta, quindi voi anticiperete solo le forniture iniziali (abiti, bomboniere, fiori e acconti vari…). In tal caso definite sempre una cifra totale per l’intero evento, ovvero ciò che pensate di spendere e appuntate anche la somma a vostra disposizione per le forniture iniziali, di cui vi parlavo. Magari farete errori di valutazione, ma sarà di aiuto, nella scelta dei fornitori. Immaginate una festa di compleanno da 300 euro oppure un matrimonio da 20.000 euro? Bene mettetelo nero su bianco da subito.

3 – FOOD: cosa mangiare durante la festa?

Questa è la parte che tutti gli ospiti non dimenticheranno mai: la qualità del cibo. Mai sottovalutare questo aspetto. Una location può essere spettacolare, da urlo e di tendenza ma, se poi il pranzo, cena o buffet non sarà altrettanto all’altezza, l’intera festa sarà ricordata come scadente, anche se, tutti gli allestimenti e il resto era spettacolare. Dunque come scegliere la giusta location? Se non avete mai fatto altri eventi, nella stessa struttura, fate delle prove, assaggiate la loro cucina e giudicate se possa essere all’altezza delle vostre aspettative. Non fidatevi solo delle parole, ma spendeteci un pranzo se davvero credete che sia la location dei vostri sogni. Oltre a questo, lasciatevi consigliare da professionisti.

4 – ORGANIZZAZIONE e COMFORT: ad ogni evento il giusto ambiente

Dopo aver scelto la location e testato la cucina, osservate anche il servizio e il comfort. Ogni evento ha il suo clima e ambiente, notate se vi sentite a vostro agio e immaginate cosa penserebbero i vostri invitati. Valutate se possa andar bene davvero per tutti: adulti, ragazzi, bimbi, anziani ma anche disabili. Osservate ingressi, gli spazi esterni e clima, a seconda della stagione. Immaginatela allestita e apparecchiata, valutate se ci siano spazi che consentano di muovervi e vivere serenamente il vostro evento, senza alcun disagio per nessuno. A nessuno piace un locale disorganizzato, scortese o che costringa a stare seduti per tutta la festa. Anche questo aspetto, se curato,  verrà ricordato con piacere dai vostri ospiti.

5 – INTRATTENIMENTO: come intrattenere e far divertire gli invitati

Ultimo aspetto: l’intrattenimento. Il mio consiglio è quello di tornare ad analizzare il tema del vostro evento e la tipologia di ospiti (età, provenienza). A questo punto, pensate a come intrattenerli e metterli a proprio agio, oltre a seguire le vostre preferenze. Se pensate che gli piaccia ballare, allora scegliete ballerini che li coinvolgano. Se pensate che possa piacergli più musica soft, scegliete un musicista che abbia esperienza in questo. Se invece la vostra festa è “caliente”, scegliete una vera e propria band musicale. Nel caso si tratti di un compleanno, l’animazione dei vostri bimbi e il giusto coinvolgimento, farà si che il loro tempo con voi scorra in modo piacevole e sereno, quindi scegliete animatori ben preparati, che sappiano intrattenere bimbi di diverse età.

Come tengo sempre a ricordare: ogni festa è differente dall’altra, anche se si sceglie la stessa location, la differenza della festa è determinata dalla vostra cura e dalla professionalità dei fornitori che ne prenderanno parte. Non abbiate paura di mostrare le vostre esigenze e soprattutto di farvi consigliare da esperti.

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Foto by Web

A questo punto, vi auguro una buona programmazione, in vista dei vostri “eventi di gioia” :-).

Sono sempre felice di ricevere le vostre domande, in cerca di consigli e curiosità, oppure di suggerimenti riguardanti argomenti da trattare.

Seguitemi su instagram e facebook per essere sempre aggiornati.

Vi auguro una splendida giornata.

A presto!

Sara

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